Presença não é resultado. A frase parece óbvia, mas é o resumo de quase todo problema que aparece nos últimos dias antes de uma feira ou evento corporativo: o estande ficou pronto, o material chegou, a equipe está lá, e, mesmo assim, alguma coisa não funcionou como deveria.

Na maioria das vezes, o problema não foi execução. Foi organização. Uma participação em feira ou evento não é uma tarefa, é um projeto, com dezenas de decisões, fornecedores, prazos e responsáveis que precisam se encaixar na ordem certa. Quando falta uma visão completa desse projeto, pequenos esquecimentos viram custo extra, retrabalho e, no pior dos casos, oportunidade comercial perdida.

Neste artigo, mostramos onde a maioria das empresas perde o controle do planejamento, e como um checklist bem estruturado evita que isso aconteça.

Participar de um evento é um projeto, não uma tarefa

É comum que o planejamento comece pelo que é mais visível: o estande, os brindes, a comunicação. Faz sentido é ,o que os visitantes vão ver. O problema é que essas são as últimas peças de uma engrenagem bem maior.

Antes delas, existe uma lista longa de decisões que precisam acontecer: leitura do manual do expositor, definição de orçamento, contratação de montadora, aprovação do projeto do estande, emissão de credenciais, reserva de hospedagem, contratação de fornecedores, produção de materiais, comunicação pré-evento, treinamento da equipe, estrutura de captação de leads e, depois, o follow-up comercial.

Cada um desses itens tem um responsável, um prazo e, em muitos casos, uma dependência de outro item que precisa estar pronto antes. Quando essa cadeia não está mapeada, ela só aparece, na forma de atraso ou custo extra, quando já é tarde para resolver com calma.

O documento que muita empresa só abre quando já é tarde

Todo evento e toda feira publicam, com meses de antecedência, um documento com as regras da participação: o manual do expositor (ou o regulamento do evento, no caso de conferências e convenções). É ali que estão informações que impactam diretamente o planejamento, credenciamento, normas técnicas, taxas, disponibilidade de energia, horários de montagem e desmontagem, exigências de segurança e documentação.

Na prática, esse documento costuma ser lido tarde demais, ou só quando um problema já apareceu. E o custo de descobrir uma exigência no momento errado é sempre mais alto:

Descobrir uma exigência três meses antes é planejamento. Descobrir três dias antes normalmente vira custo e correria.

É por isso que a conferência dessas exigências precisa entrar no projeto já na fase de orçamento e contratações, não depois que os fornecedores já foram fechados.

Trabalhe de trás para frente

Uma forma prática de organizar todas essas etapas é o retroplanning: em vez de planejar a partir de hoje, você parte da data de abertura do evento e constrói o cronograma de trás para frente.

Esse exercício deixa visível algo que passa despercebido no dia a dia: quase toda tarefa depende de outra ter sido concluída antes.

• O projeto do estande precisa ser aprovado antes de entrar em produção.
• O material precisa estar pronto antes de ser transportado.
• A equipe precisa ser treinada antes de abordar o primeiro visitante.
• O formulário de captação precisa estar funcionando antes do primeiro lead entrar pela porta.

Quando esse encadeamento não é mapeado, o risco não é só atrasar uma tarefa, é atrasar todas as que vêm depois dela.

Uma ferramenta para organizar tudo isso num só lugar

Foi para resolver exatamente esse problema, a falta de uma visão única do projeto, que a Doo Marketing organizou o Checklist de Gestão de Eventos Corporativos: um documento gratuito que reúne, numa única planilha, as etapas de planejamento, orçamento, contratações, credenciamento, fornecedores, comunicação, equipe e prazos de um evento corporativo, com campos de responsável, prazo e status para cada tarefa.

Ele não substitui a leitura do manual do expositor nem o retroplanning específico da sua feira, mas dá a estrutura para que nenhuma dessas etapas fique de fora do radar, e para que toda a equipe enxergue o mesmo projeto, do início ao pós-evento.

Baixar o checklist gratuito

Presença é o começo, não o resultado

Um evento bem-sucedido raramente é sorte. É a soma de dezenas de decisões pequenas, tomadas na ordem certa, com antecedência suficiente para corrigir o que não sai como planejado. O checklist é o primeiro passo para ter essa visão completa.

E, se ao longo do processo sua equipe perceber que faltam tempo, mão de obra ou repertório para tocar tudo isso com a qualidade que o evento merece, é justamente aí que entra o trabalho de quem vive eventos corporativos no dia a dia, como a Doo Marketing.

Quer estruturar o planejamento do seu próximo evento? Baixe o Checklist de Gestão de Eventos Corporativos da Doo Marketing e organize todas as etapas num só lugar.